Faktoring je eno najučinkovitejših orodij za stabilizacijo denarnega toka, še posebej za podjetja, ki se soočajo z daljšimi plačilnimi roki, sezonskimi nihanji ali hitrim povečevanjem obsega poslovanja. Kljub temu pa se pri uporabi tega finančnega instrumenta pogosto pojavljajo napake, ki zmanjšajo koristi ali privedejo do nepotrebnih zapletov.

V praksi se ponavljajo isti izzivi – od napačne izbire modela faktoringa do pomanjkljive interne organizacije. Spodaj predstavljamo pet najpogostejših napak ter konkretne smernice, kako jih podjetja lahko učinkovito odpravijo.

1. Napačna izbira vrste faktoringa

Veliko podjetij se za faktoring odloči, ne da bi v celoti razumelo razlike med posameznimi oblikami: odkup terjatev z regresom, brez regresa, stalni faktoring, dobaviteljski faktoring, financiranje posameznih terjatev ali celotnega portfelja.

Vsaka od teh oblik ima svoje prednosti, stroške in stopnjo tveganja. Napačna izbira lahko pomeni nepotrebno izpostavljenost ali pa finančno rešitev, ki ne podpira poslovnega modela podjetja.

Kako se izogniti napaki?
Pred odločitvijo se poglobite v strukturo svojih kupcev, povprečne ročnosti, sezonske vzorce in način zavarovanja terjatev. Dobro je izbrati model, ki sledi realnemu ritmu vašega poslovanja, ne pa tistega, ki je zgolj najcenejši ali najbolj razširjen.

2. Osredotočanje samo na ceno in ne na celotno storitev

Ena najpogostejših napak je gledanje zgolj na diskont ali provizijo. V praksi pa največjo razliko pri kakovosti faktoringa povzročajo drugi elementi: hitrost izplačil, preglednost postopkov, preverjanje kupcev, upravljanje tveganj, dostopnost podpore in stabilnost izvajalca.

Če podjetje izbira samo po ceni, lahko na koncu plača več – zaradi zamud, slabšega nadzora nad kupci ali nejasnih pogojev.

Kako se izogniti napaki?
Pri izbiri partnerja ocenite:

• hitrost izplačil,
• odzivnost,
• preglednost pogojev,
• strokovnost preverjanja kupcev,
• kakovost administrativne podpore.

Faktoring je celovit proces upravljanja terjatev, ne le cena.

3. Slabo urejena dokumentacija

Nepravilno izdani računi, manjkajoče dobavnice, nepopolne pogodbe ali nejasni komercialni pogoji so ena glavnih ovir za hitro in učinkovito izvedbo faktoringa.

Tovrstne administrativne pomanjkljivosti lahko povzročijo:

• dodatna preverjanja,
• zavrnitve odkupa,
• zamude pri izplačilih,
• slabšo predvidljivost denarnega toka.

Kako se izogniti napaki?
Vzpostavite notranji postopek, ki zagotavlja, da so računi potrjeni, dobave dokumentirane, pogodbe podpisane in vsi dokumenti dostopni v trenutku, ko jih potrebujete. Jasna dokumentacija pomeni hitrejši prenos terjatev in manj zapletov.

4. Uporaba faktoringa samo v kriznih trenutkih

Pri številnih podjetjih je faktoring »zadnji izhod«, ki ga uporabijo šele, ko likvidnost že močno peša. Tak pristop pogosto vodi do reaktivnega, namesto proaktivnega upravljanja financ.

Ko podjetje faktoring uporablja neredno in samo takrat, ko so razmere že napete, ne izkoristi dejanske vrednosti – to je stabilnost, predvidljivost in zmanjševanje tveganj.

Kako se izogniti napaki?
Razmislite o vključitvi faktoringa v dolgoročno finančno strategijo. Redna uporaba:

• izboljša likvidnost,
• zmanjša odvisnost od bank,
• stabilizira obratni kapital,
• omogoča hitrejše odločanje pri prodaji in nabavi.

Faktoring ni gasilski ukrep – je orodje za urejen denarni tok.

5. Nejasna komunikacija s kupci

Kupci morajo biti jasno obveščeni o tem, komu plačujejo svoje obveznosti. Neinformiranost kupcev pogosto povzroči napačna plačila, dodatno komunikacijo ali zamude, ki upočasnijo celoten proces.

Kako se izogniti napaki?
Kupce obvestite pravočasno, na jasen in profesionalen način. Najbolje je, da komunikacijo uvedete že ob začetku sodelovanja. S tem:

• zmanjšate nesporazume,
• ohranite dobre odnose s kupci,
• zagotovite pravilno usmerjanje plačil,
• preprečite zamude pri izplačilih.

Za konec

Faktoring je izjemno močno orodje za podjetja, ki želijo stabilen, zdrav in predvidljiv denarni tok. Najpogostejše napake izhajajo iz nejasne strategije, pomanjkljive administracije ali površnega razumevanja posameznih modelov.

Ko so procesi pravilno postavljeni, pa faktoring postane:

• zanesljiv vir likvidnosti,
• podpora rasti,
• način za zmanjšanje tveganj,
• partner pri financiranju obratnega kapitala.